Gæðakerfi
Gæðahandbók með skýra ábyrgð.
Spektra hjálpar fyrirtækjum og stofnunum að byggja gæðahandbók þar sem eigendur, útgáfur, samþykktir og gild skjöl eru skýr í daglegu starfi.
Vandinn
Gild skjöl sem fólk treystir.
Þegar ábyrgð, útgáfur og samþykktir eru óljósar fer starfsfólk að spyrja rétta fólkið í stað þess að nota kerfið. Þá tapast rekjanleiki, endurskoðun gleymist og erfitt verður að sýna hvað er gilt þegar úttektir eða breytingar koma upp.
Kerfið þarf að svara
Rekjanleiki í rólegu samhengi
Gæðakerfi á að draga úr óvissu.
Myndræn framsetning á þessari síðu á að styðja traust: rétt skjal, skýr eigandi, gild útgáfa og næsta skref.
Breytingin
Frá óvissu yfir í rekjanlegt vinnulag.
Gæðahandbók verður gagnlegri þegar hún er hönnuð sem lifandi kerfi fyrir skjöl, ferli, ábyrgð og aðgang en ekki bara sem mappa með PDF skjölum.
Áður
- Óljós ábyrgð á skjölum.
- Óvissa um rétta útgáfu.
- Skjöl sem erfitt er að finna.
- Endurskoðun gleymist.
- Starfsfólk spyr í stað þess að finna.
Eftir
- Skjöl með sýnilegum eigendum.
- Gild útgáfa auðfundin.
- Samþykktir og rýniferli rekjanleg.
- Endurskoðun hluti af ferlinu.
- Starfsfólk finnur rétt gögn með leit og flokkun.
Lífsferill
Skjöl þurfa eiganda, stöðu og næsta skref.
Spektra mótar gæðakerfi í SharePoint, Office 365 eða Microsoft 365 samhengi þannig að gæðaskjöl ferðist í gegnum skýrt ferli frá stofnun til samþykktar, birtingar, rýni og endurskoðunar.
Kjarninn
Það sem þarf að hanna rétt.
Ekki þarf að útskýra allt á einni síðu. Þessi atriði ráða mestu um hvort gæðahandbók verði nothæf, rekjanleg og viðhaldanleg.
Útgáfustýring
Gild útgáfa þarf að vera sýnileg, eldri útgáfur rekjanlegar og breytingar tengdar samþykktum eða rýni.
Eigendur og ábyrgð
Hvert skjal þarf ábyrgðarmann eða eiganda sem veit hvenær þarf að uppfæra, rýna eða samþykkja efni.
Samþykktarferli
Yfirferð og samþykki verða hluti af vinnulaginu áður en skjöl eru birt sem gild.
Endurskoðun
Stöður og regluleg rýni hjálpa til við að halda skjölum og ferlum lifandi.
Leit og flokkun
Staðlar, ferli og skjöl þurfa lýsigögn og flokkun sem styður daglega notkun.
Ábendingar
Starfsfólk þarf einfalda leið til að senda inn tillögur, villur eða spurningar um efni.
Úttektir
Rekjanleg skjöl, samþykktir og útgáfur styðja undirbúning þegar úttektir eða vottanir kalla á gögn.
Samþætting
Gæðakerfið getur tengst SharePoint, Office 365, Microsoft 365 eða WorkPoint þar sem það passar við vinnulagið.
Síða gæðastjóra
Umsjónaraðilar þurfa yfirsýn yfir ábyrgð, stöðu, ábendingar, skjöl í vinnslu og það sem bíður rýni.
Skjámynd
Auðlesin og auðfundin.
Myndrænt skipulag, flokkar, leit og skýr leið inn í ferli skipta máli vegna þess að flestir notendur koma í gæðahandbókina til að finna eitt rétt svar hratt.
Gæðastefna
Gæðastefna Spektra
Gæðastefna Spektra er aðgengileg sem PDF fyrir þau sem vilja kynna sér áherslur fyrirtækisins.
Ræða gæðakerfi?
Segðu okkur frá núverandi gæðahandbók, skjölum, ábyrgð, samþykktum eða leit. Við skoðum hvaða skipulag myndi gera kerfið skýrara í daglegri notkun.