Gæðakerfi
Gæðahandbók sem helst skýr, rekjanleg og nothæf.
Spektra hjálpar fyrirtækjum og stofnunum að setja skjöl, eigendur, samþykktir og endurskoðun í skipulag sem virkar í daglegu starfi.
Vandinn
Gæðakerfi bregst oft ekki vegna tækninnar, heldur vegna óskýrs vinnulags.
Gæðahandbók á ekki að vera skjalasafn sem fáir treysta. Hún þarf að svara einföldum spurningum hratt: hvað er rétt útgáfa, hver ber ábyrgð, hver samþykkir breytingar og hvar finnur starfsfólk rétt gögn?
Það sem þarf að vera skýrt
Óljós ábyrgð
Skjöl lifa áfram án skýrs eiganda og enginn veit hver á að uppfæra þau.
Gamlar útgáfur
Starfsfólk finnur skjöl, en er ekki alltaf viss um hvort þau séu enn gild.
Erfið leit
Rétt gögn eru til, en flokkun og aðgengi styðja ekki daglega notkun.
Hönnun kerfisins
Það sem Spektra hjálpar að hanna rétt
Gæðakerfi verður sterkara þegar hlutverk, útgáfur, samþykktir og viðhald eru hönnuð sem eitt vinnulag, ekki sem stök skjöl í möppum.
Útgáfustýring
Rétt útgáfa þarf að vera augljós, eldri útgáfur rekjanlegar og breytingar sýnilegar fyrir þá sem bera ábyrgð.
Eigendur og ábyrgð
Hvert skjal þarf eiganda, skýrt hlutverk og einfalt ferli fyrir breytingar, samþykki og reglulega yfirferð.
Samþykktarferli
Yfirferð og samþykki þurfa að vera hluti af vinnulaginu áður en skjöl verða gild eða fara í notkun.
Endurskoðun
Áminningar og stöður hjálpa til við að halda efni lifandi.
Leit og flokkun
Flokkar, lýsigögn og uppbygging gera rétt skjöl auðveldari í notkun.
Ábendingar
Notendur þurfa leið til að benda á villur eða tillögur að breytingum.
Úttektir
Kerfið getur stutt undirbúning, gögn og rekjanleika fyrir úttektir.
Samþætting
Gæðakerfið þarf að tengjast SharePoint, Microsoft 365 eða WorkPoint þar sem það á við.
Breytingin
Frá skjalamöppu í vinnulag sem heldur sér
Markmiðið er ekki bara fallegri gæðahandbók. Markmiðið er að starfsfólk treysti kerfinu og finni rétt gögn þegar þau skipta máli.
Áður
- Skjöl geymd í möppum.
- Óljós ábyrgð á efni.
- Óvissa um rétta útgáfu.
- Endurskoðun gleymist.
- Starfsfólk spyr frekar en finnur.
Eftir
- Skjöl flokkuð eftir skýru kerfi.
- Eigendur og samþykktir sýnileg.
- Útgáfur rekjanlegar.
- Endurskoðun hluti af ferlinu.
- Starfsfólk finnur rétt gögn.
Vinnulag
Rólegt ferli frá greiningu til viðhalds
Spektra byrjar á að skilja núverandi skjöl og ábyrgð áður en tæknileg uppsetning er hönnuð. Þannig verður lausnin skýrari fyrir bæði stjórnendur og notendur.
Greining á núverandi skjölum
Farið yfir efni, flokka, eigendur, útgáfur og núverandi verkferla.
Skipulag og flokkun
Mótað kerfi sem styður leit, ábyrgð og daglega notkun.
Ábyrgð og samþykktir
Skilgreint hver á skjöl, hver samþykkir og hvernig breytingar fara í gegn.
Uppsetning og prófanir
Lausnin sett upp og prófuð með raunverulegum skjölum og notkunardæmum.
Þjálfun og viðhald
Notendur og umsjónaraðilar fá skýra leið til að halda kerfinu lifandi.
Gæðastefna
Gæðastefna Spektra
Gæðastefna Spektra er aðgengileg sem PDF skjal fyrir þá sem vilja kynna sér áherslur fyrirtækisins.
Næsta skref
Viltu gera gæðahandbókina einfaldari í notkun og viðhaldi?
Sendu stutta lýsingu á stöðunni. Við skoðum hvort vandinn liggi í skjölum, ferlum, ábyrgð, samþykktum, leit eða uppsetningu kerfisins.
- Skjalaflokkun
- Ábyrgð
- Útgáfur
- Samþykktir
- Endurskoðun